Administracion de la Informacion Empresarial
Las organizaciones producen permanentemente Información y documentación técnica y administrativa sin importar el sector de la economía al que pertenecen, también, en algunos casos, consultan información en fuentes bibliográficas especializadas para apoyar procesos de Investigación, Desarrollo e Innovación – I+D+I y/o de transferencia tecnológica.
El manejo estructurado y unificado de la información y documentación es una ventaja competitiva y duradera para las organizaciones porque las hace más eficientes, eficaces y adicionalmente contribuye a construir una visión unificada sobre la empresa, lo que se convierte en Gestión del Conocimiento.
El principio que sustenta nuestro modelo es el manejo integral de la información y documentación de la empresa; diseñamos estrategias y tecnologías para que la información se encuentre disponible en las áreas que la requieran.
Veamos un par de ejemplos:
La empresa Metales Nacionales empresa dedicada al diseño, fabricación y producción de piezas metálicas para la industria y la construcción.
Como parte de su operación produce documentación de archivo (contratos, historias laborales, pólizas, documentos contables, etc), es información que cualquier empresa produce sin importar su actividad o sector.
Esta empresa también produce documentación técnica sobre especificaciones, materiales, aleaciones, resistencia, etc., (esta documentación es la referente a su Core o núcleo de negocio, donde se alberga el know how o saber hacer de la organización).
Para tomar decisiones el equipo técnico consulta diversas fuentes de información externas para inspirar, sustentar, mejorar, optimizar y producir la documentación técnica (bases de datos, libros, publicaciones, papers, normas técnicas, etc).
Como se evidencia cada sección de la empresa maneja independientemente su información y documentación. de tal modo que no existe ninguna relación entre un área y la otra.
Si existiera la manera de que el área comercial encargada del servicio postventa y de la atención al cliente transmitiera la información que este le suministra a manera de comentario sobre el producto recibido, los encargados del área de diseño o producción podrían mejorar las características del producto y ganar un valor diferencial frente a la competencia.
Este mismo equipo técnico debe realizar el diseño de un tornillo con unas características específicas de grosor, aleación, densidad de material, peso, etc., para un proyecto determinado. Ya existe un diseño de tales características que fue entregado a otro cliente anteriormente, pero por desconocimiento de este antecedente se repite todo el proceso de diseño que involucra el tiempo de gran parte del equipo; obteniendo el mismo resultado anterior.
En ambas situaciones existe una desintegrada administración de la documentación lo que conlleva a una ineficiente gestión de la organización, a utilizar el tiempo del equipo de trabajo en las mismas actividades obteniendo siempre los mismos resultados y desconociendo la experiencia de la organización,
Radar Información y Conocimiento formula el modelo de Gestión Integral de la Información para conseguir Gestión del conocimiento, plantea la implementación modelos y estrategias de trabajo y la implementación de una plataforma tecnológica integrada que varía de acuerdo a las necesidades de la organización.
Enterprise Content Management (ECM)
es una manera formal de organizar y almacenar documentos de una organización, y otros contenidos , que se relacionan con la organización de los procesos. Las estrategias que abarca plazo, métodos y herramientas utilizadas en todo el ciclo de vida del contenido.
Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos. herramientas de ECM y estrategias permiten la gestión de la información no estructurada de una organización, siempre que esa información existe.
es una estrategia tomada principalmente de las empresas de tecnologías de la información, las cuales la utilizan para la captura, almacenamiento, seguridad, control de las versiones, recuperación distribución, conservación y destrucción de documentos.
Los principales usos que se le está dando a esta tecnología, es el reducir los tiempos para la creación de políticas de venta, compra, manuales de políticas y procedimientos. Además para centralizar la información por parte de las empresas en un solo lugar, y sobretodo mejorar la toma de decisiones. También es utilizada por el departamento de Recursos Humanos, para la extensión de boletas de permisos, ausencias, etc…
Si bien es cierto, que muchas empresas, inclusive universidades no comprenden el valor de lo que esta tecnología puede hacer por ellos, y que la utilizan en un 50% de su capacidad. También hay que decir que muchas empresas han logrado desarrollarla al grado de convertirla en una ventaja competitiva.
Esta tecnología no está diseñada para una empresa con determinado número de colaboradores, sino que puede ser utilizada por pequeñas y medianas empresas. Existen software libre y privado, además de guías que nos ayudan para la correcta selección de un ECM para nuestra empresa.
ANGELA CASTILLO RODRIGUEZ
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